LA TRATTAZIONE SEQUENZIALE E CONCENTRATA DEI PROCEDIMENTI CONSENTE, A PARITÀ DI LAVORO DEL MAGISTRATO, UNA DRASTICA RIDUZIONE DEI TEMPI; ORA UNA AGENDA DIGITALE, GIÀ IN FASE DI SPERIMENTAZIONE IN DIVERSI TRIBUNALI, METTE L’INTELLIGENZA ARTIFICIALE AL SERVIZIO DELLA PROGRAMMAZIONE EFFICIENTE DELLE UDIENZE

Scheda presentata al Consiglio Superiore della Magistratura il 6 aprile 2017 in occasione dell’audizione, davanti alla sua 7ma Commissione, della Fondazione Giuseppe Pera (promotrice del progetto) e dei due magistrati che da più lungo tempo sono impegnati nella sperimentazione della nuova agenda digitale, dedicata alla “programmazione intelligente” del lavoro del giudice civile e penale    .
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Il progetto Themis in sintesi: storia e prospettive
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I. Perché e come il progetto è nato e le fasi della sua attuazione

I.1. I presupposti scientifici

Il progetto nasce dagli studi di Decio Coviello (HEC, Montreal), Andrea Ichino (European University Institute) e Nicola Persico (Northwestern University), che hanno dato luogo alle seguenti pubblicazioni scientifiche

• Giudici in Affanno, Annuario di diritto comparato e studi legislative, 2012, contenente i risultati di una ricerca svolta sui dati di ogni singolo processo iscritto a ruolo nelle Sezioni Lavoro dei Tribunali di Milano (anni 2000-2005) e Torino (anno 2005): analizzando il modo individuale di lavoro dei singoli giudici, la ricerca trova conferma della teoria secondo cui, a parità di casi sopravvenuti, la durata totale media dei processi (dall’iscrizione alla conclusione con sentenza, conciliazione o altra forma) è inferiore per i magistrati che lavorano su pochi casi contemporaneamente cercando di chiuderli rapidamente, prima di aprirne di nuovi tra quelli in coda nel loro ruolo. Viceversa, i magistrati che lavorano in parallelo su molti casi, li esauriscono più lentamente, ne concludono meno per unità di tempo e accumulano un carico pendente crescente nel tempo.
• Time Allocation and Task Juggling, American Economic Review, 2013
• The Inefficiency of worker time use, Journal of the European Economic Association, 2015

Il sito del CSM indica ai magistrati il “lavoro in sequenza” come prassi da seguire, facendo riferimento esplicito agli studi sopra indicati di Coviello, Ichino e Persico.

I.2. I primi passi: l’agenda digitale PlanO (2010-2012)

Un primo prototipo di agenda elettronica, denominato PlanO, viene realizzato, con un budget molto contenuto (meno di 10.000 euro), come software residente sul pc del magistrato. Questo software viene messo a disposizione di alcuni magistrati dei Tribunali di Bologna e Roma (sezione lavoro) disponibili a sperimentarlo, ma si rivela di difficile utilizzo soprattutto per quel che riguarda l’interazione con la Consolle del magistrato e soprattuto con la banca dati Sicid contenente le informazioni sui processi assegnati a ciascun magistrato. Inoltre PlanO, come Consolle, sono software di concezione antiquata in quanto richiedono PC potenti per poter operare.

I.3. L’intesa tra la Fondazione Giuseppe Pera e la CNC e la progressiva attuazione del Progetto Themis, avente per oggetto la creazione dell’agenda A>Lex (2012-2016)

Nel corso del 2012 la Fondazione Giuseppe Pera (da qui in poi FGP), d’accordo con gli autori della ricerca, si fa promotrice dell’attuazione del progetto, che viene denominato Progetto Themis. Con un primo supporto finanziario della Fondazione Cassa di Risparmio di Lucca, la FGP dà quindi incarico alla s.r.l. CNC di Bologna di creare l’agenda digitale capace di aiutare i magistrati nella programmazione del lavoro giudiziale secondo il criterio suggerito dalla ricerca. Il contratto prevede la comproprietà del nuovo software in parti uguali tra FGP e CNC. L’agenda progettata viene denominata A>Lex. Il nuovo software è concepito per lavorare in modalità Cloud, quindi al passo con le evoluzioni più recenti nel mondo dell’informatica. Il cuore del software è una intelligenza artificiale che suggerisce al magistrato come ottimizzare l’organizzazione della sua agenda e la calendarizzazione delle udienze.

Novembre 2012: la CNC avvia lo studio preliminare. A gennaio 2013 le specifiche sono completate e approvate. Subito dopo vengono avviati i lavori di sviluppo di A>Lex.

Ottobre 2013: una prima versione dell’agenda è pronta per l’avvio della sperimentazione.

Superati alcuni problemi tecnici e completato lo sviluppo del software secondo quanto previsto, vengono organizzate presentazioni collettive e individuali dell’applicazione e si raccolgono i primi commenti e valutazioni da parte dei magistrati coinvolti. Molte delle richieste e osservazioni ricevute dai magistrati vengono recepite e implementate; alcune di queste richiedono modifiche assai rilevanti ad alcune parti del software. Tutte le principali richieste dei magistrati coinvolti vengono implementate tra la fine del 2014 e l’inizio del 2015.

Primi mesi del 2015: viene implementata e messa in servizio anche la versione Web dell’agenda, denominata A>lex on-line.

Aprile 2015: si avvia la sperimentazione di A>Lex con alcuni magistrati, due dei quali arrivano nel giro di poco tempo a un livello di utilizzo continuativo, ciò che consente la messa a punto e il miglioramento dell’applicazione.

2016: nel corso dell’anno vengono conseguiti questi obiettivi:

• miglioramento dell’applicazione sotto il profilo dell’usabilità, completezza e capacità di adattarsi al modo di lavorare dei diversi magistrati, secondo le loro esigenze personali e professionali;
• in particolare, mentre l’applicazione si poteva già in precedenza considerare completa e collaudata per quanto riguarda il rito del lavoro, essa deve essere perfezionata per il rito civile ordinario e completata per il rito penale, in considerazione del fatto che per quest’ultimo rito è necessario l’utilizzo di una versione del sistema ministeriale Consolle diversa rispetto a quella in uso per il rito civile e non ancora completa;
• aumento del numero di magistrati coinvolti, per raccogliere maggiori informazioni utili per l’obiettivo di cui al primo punto;
• estensione della sperimentazione a un numero maggiore di tribunali: vengono considerati come prioritari i Tribunali di Lucca (città sede della FGP), Bologna e Milano (v. in proposito infra, § 2).

I.4. L’autorizzazione della sperimentazione e i primi riconoscimenti della buona qualità di A>Lex da parte dell’Amministrazione giudiziaria

7 novembre 2013: viene ottenuta dal ministero della Giustizia una prima autorizzazione a procedere con la sperimentazione. La sperimentazione viene quindi avviata, con l’adozione dell’agenda da parte di un magistrato del Tribunale di Bologna, mediante acquisto e installazione di un server, attualmente localizzato presso la sala server dello stesso Tribunale.

14 luglio 2014: il Presidente della Corte d’Appello di Milano, dott. Giovanni Canzio, esplicita l’interesse della Corte d’Appello di Milano per la sperimentazione dell’agenda A>Lex.

24 marzo 2015: il progetto Themis riceve un ulteriore riconoscimento formale dal Ministero della Giustizia, che, oltre a confermare la validità di quanto realizzato fino a quel momento, manifesta interesse per la prospettiva di una adozione ufficiale futura, da parte dell’Amministrazione giudiziaria, dell’agenda A>Lex per i magistrati che avrebbero deciso di avvalersene.

I.5. La protezione della proprietà intellettuale del nuovo software

Luglio 2014 – maggio 2015: la CNC procede al deposito del marchio A>Lex, alla registrazione del software A>Lex nel Pubblico Registro dei Programmi per Elaboratore della SIAE, al deposito del software medesimo come opera inedita e al deposito, sempre presso la SIAE, di una memoria a difesa del marchio A>Lex, con una spesa complessiva di 3.540 euro.

Viene pure attivata la protezione del marchio europeo, con successo per tutte le classi di prodotto richieste, tranne quella relativa alle agende elettroniche, per l’opposizione di una azienda spagnola (per questa classe è ora possibile richiedere il marchio limitatamente al territorio italiano). La questione del marchio perderebbe comunque gran parte del suo peso nel momento in cui l’agenda A>Lex venisse incorporata nel sistema informatico dell’Amministrazione giudiziaria italiana e messa gratuitamente a disposizione dei magistrati interessati.

II. L’estensione attuale della sperimentazione

Oggi i magistrati che utilizzano A>Lex in modo continuativo sono cinque, nei Tribunali di Roma, Pesaro, Urbino e Cremona, tutti con piena soddisfazione. Altri undici magistrati sono impegnati nella fase di avvio della sperimentazione negli stessi Tribunali e in quelli di Milano, Monza, Genova, Lucca, Foggia e Rimini.

I magistrati che hanno manifestato l’intenzione di adottare l’agenda A>Lex, ma che la FGP non ha potuto ancora assistere nell’avvio della sperimentazione per mancanza di mezzi, sono quindici.

 III. I costi sostenuti dalla FGP per il progetto

Per tutta l’attività svolta fino alla fine del 2015, comprendente sia l’elaborazione dei software di A>Lex e di A>Lex on line, sia l’assistenza ai magistrati che hanno incominciato a sperimentare l’agenda, sia la protezione della proprietà intellettuale e dei diritti di sfruttamento economico, la FGP ha corrisposto a CNC corrispettivi per un importo complessivo, comprensivo di IVA, di € 183.000, cui si è aggiunto il costo dell’acquisto del server dislocato presso il Tribunale di Bologna e di due personal computer, raggiungendo così il costo sostenuto dalla FGP un importo complessivo di oltre € 200.000.

Va detto, a questo proposito, che l’entrata in funzione di A>Lex on line ha consentito di evitare la necessità di acquisto di nuovi server, via via che la sperimentazione è partita in Tribunali diversi da quello di Bologna.

Per l’attività di assistenza svolta nel corso del 2016, anno durante il quale la platea dei magistrati coinvolti si è notevolmente ampliata, la CNC ha fatturato alla FGP € 64.000.

Ad oggi il costo complessivo sostenuto dalla FGP per il progetto Themis ha raggiunto un importo pari all’incirca a € 290.000.

IV. Il finanziamento del progetto

In aggiunta ai circa 100.000 euro per i quali la FGP ha potuto attingere a fondi propri o contributi dei propri soci, per far fronte alla spesa di cui si è detto la stessa Fondazione ha potuto disporre di ulteriori fondi per un importo complessivo di circa € 190.000 attraverso le donazioni ottenute, nell’arco del quadriennio 2013-2016, dagli sponsor seguenti, qui elencati secondo l’entità del contributo erogato:

• Fondazione Cassa di Risparmio di Lucca
• Abi (Associazione Bancaria Italiana)
• Ania (Associazione delle imprese assicuratrici)
• Assonime
• Confindustria

Questi sponsor hanno sostenuto il progetto solo in quanto vi era la prospettiva che l’Amministrazione giudiziaria avrebbe accettato la donazione da parte di FGP dell’agenda A>Lex e l’avrebbe effettivamente incorporata nel proprio sistema informatico, mettendola a disposizione di tutti i magistrati che vi fossero interessati. Qualora questa prospettiva non si concretasse celermente, cessando il flusso dei finanziamenti non sarebbe più possibile finanziare l’attività di manutenzione e perfezionamento del software sulla base dell’esperienza pratica, né l’assistenza ai magistrati che intendono incominciare ad avvalersi dello strumento.

V. Che cosa è necessario perché il progetto possa avere un seguito

Non potendo più la FGP sostenere i costi della prosecuzione del progetto (relativi essenzialmente all’assistenza necessaria ai nuovi magistrati che intendono avviare la sperimentazione di A>Lex e alla manutenzione e aggiornamento del software), è indispensabile che si arrivi al più presto all’innesto della nuova agenda digitale nel sistema informatico dell’Amministrazione giudiziaria. Questo è possibile mediante una donazione della proprietà intellettuale e di ogni diritto di sfruttamento della nuova agenda digitale da parte di FGP e CNC al Ministero della Giustizia. FGP e CNC si sono dichiarate disponibili a stipulare questa donazione alla sola condizione che il Ministero si impegni contestualmente a proseguire almeno la sperimentazione con i magistrati che si renderanno via via interessati e disponibili.

Tra la FGP e il ministro Andrea Orlando si sono già svolti due incontri, dai quali è emersa la determinazione del ministro stesso nel senso di acquisire l’agenda A>Lex nel sistema informatico dell’Amministrazione della Giustizia, non appena saranno state effettuate con esito positivo le relative verifiche tecniche di fattibilità. A questo fine FGP e CNC hanno già messo a disposizione del ministero i codici-sorgente dell’agenda A>Lex e tutta la relativa documentazione, di cui è in corso l’esame da parte dei tecnici della Direzione Generale dei Servizi Informativi Automatizzati.

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